Mistä löytyy vapaita kokoustiloja ympäri Suomea saapuville tiimiläisille? Entä miten saat varattua lokerikon mukana kulkeville tavaroille? Muun muassa näihin käyttötapauksiin tietoliikennealalla toimivan asiakasyrityksen henkilöstö on käyttänyt Process Genius Oy:n kehittämää Reittiopas-sovellusta.

Reittiopas on digitaalinen palvelu, josta löytyy monipuolisesti yrityksen toimitiloihin liittyvää sisältöä, kuten työympäristöjen 3D-pohjapiirrokset ja neuvottelutilojen valokuvat. Sovellus on ollut käytössä vuodesta 2017 ja sitä kehitetään edelleen.

Henkilöstön odotukset organisaatioiden sisäisiin digitaalisiin työympäristöihin ovat kasvaneet. Ihmiset ovat tottuneet hyödyntämään vapaa-ajallaan kuluttajapuolen intuitiivisia digitaalisia sovelluksia, mikä vaikuttaa heidän odotuksiinsa myös työympäristöjä kohtaan. Yritysten sisäisissä käyttöliittymissä käyttäjäkokemuksen ja käytettävyyden taso voivat kuitenkin jäädä alhaisemmaksi verrattuna kuluttajille suunnattuihin ratkaisuihin. [1]

Process Genius halusi lähestyä Reittioppaan käytettävyyttä ja käyttäjäkokemusta uudella tavalla. Uutta näkökulmaa kehittämistyöhön saatiin Marjut Haapaselta, joka teki aiheesta tradenomi (ylempi AMK) opintojen opinnäytetyön tavoitteenaan kehittää digitaalisen palvelun käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä käyttäytymisen muotoilun avulla.

Tavoitteena entistäkin sujuvampi toimistopäivän suunnittelu

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää tietoliikennealalla toimivan asiakasyrityksen sisäisen digitaalisen Reittiopas-palvelun käyttäjäkokemukseen ja käytettävyyteen vaikuttavia tekijöitä, minkä lisäksi tavoitteena oli luoda palvelun kehittämisehdotuksia käyttäjäkeskeisestä näkökulmasta. Opinnäytetyön tutkimista ja kehittämistä ohjaavaksi tavoitetilaksi määriteltiin yrityksen työntekijä, joka käyttäisi Reittiopas-sovellusta aktiivisesti ja kokisi löytävänsä sieltä työympäristöön liittyvät toiminnot sekä tiedot sujuvasti ja miellyttävästi, samalla kun palvelu tukisi työntekijän toimistopäivän suunnittelua.

Opinnäytetyö noudatti käyttäytymisen muotoilun prosessimallia, jossa muotoiluajatteluun yhdistettiin käyttäytymistieteellisiä malleja. Käyttäytymistieteellisen ja käyttäytymistaloustieteellisen tiedon avulla tavoiteltiin ymmärrystä palvelun käyttäjän toimintaperiaatteista, ajattelumalleista ja valintakäyttäytymisestä. Reittiopas-palvelun käyttäjäkokemukseen vaikutti myönteisesti etenkin digitaalisen palvelun sisältö, kuten neuvottelutilojen valokuvat ja toimitilojen pohjakartat. Koettiin myös, että Reittioppaan idea on hieno ja potentiaalia palvelun hyödyntämiseen on vielä runsaasti. Käytettävyyteen vaikutti positiivisesti käyttäjän saama nopea vaste toiminnalleen. Vastaavasti esimerkiksi tiedon niukkuus käyttömahdollisuuksista vaikutti käyttäjäkokemukseen kielteisesti. Reittioppaan käyttömahdollisuuksien esiintuomiseen suositeltiin harkittuja muistutuksia, kasvokkain tapahtuvaa opastusta sekä luomalla sovellukseen erillinen Käyttövinkit-osio.

Parannustoimet tehtävissä varsin kevyillä ohjauskeinoilla

Reittioppaasta tunnistettiin käyttävyystestin avulla 12 käytettävyysongelmaa. Ongelmia ilmeni erityisesti toimintojen löydettävyydessä ja toimintojen käyttöyhteyksien ymmärrettävyydessä. Positiivista tilanteessa oli, että kolmeksi tärkeimmäksi kehityskohteeksi tunnistetut sovelluksen vakavien käytettävyysongelmien parannustoimet pystyttäisiin toteuttamaan varsin kevyillä käyttäytymistaloustieteeseen pohjautuvilla valintamuotoilun ja tuuppauksen ohjauskeinoilla.

Kyseeseen voisivat tulla esimerkiksi tiettyjen valikkojen uudelleennimeäminen, tiettyjä toiminnallisuuksia kuvaavien ikonien kontrastien voimistaminen, sekä sanallisen ohjeen lisääminen hakutoiminnon yhteyteen.

Asiakasyrityksen toimitiloista vastaava toi esiin opinnäytetyön tuloksien myötä syntyneen huomion, että käyttäjien kyky hahmottaa Reittiopas-palvelun käyttöliittymän ominaisuuksia on todellisuudessa huomattavasti heikompi, kuin mitä sovelluksen kehittäjät saattavat olettaa. Palvelun käytettävyyden kehittäminen ja tiedotuksen lisääminen Reittioppaan hyödyistä ovat jatkossa entistä tärkeämpää.

Smart Building -toimialasta Process Geniuksella vastaavan Tiina Hartikaisen mukaan opinnäytetyö toi merkittävää lisäarvoa yritykselle ja osoitti, että käyttäjätutkimuksella on mahdollista löytää digitaalisten palveluiden merkittäviäkin käytettävyysongelmia. Huojentavaa tuloksissa oli se, että esiin nousseita asioita voidaan pyrkiä korjaamaan valintamuotoilun ja tuuppauksen kevyillä ohjaustoimilla. Ottamalla käyttäjät mukaan työelämän organisaatioiden sovellusten kehittämiseen voidaan parantaa digitaalisten työympäristöjen käytettävyyttä ja käyttäjäkokemusta sekä digitaalista työntekijäkokemusta. Organisaatioiden olisi tästä syystä merkityksellistä osallistaa henkilöstöä sisäisten digitaalisten palveluiden kehitystyöhön.

Ihminen tekee ison osan päätöksistä ja valinnoista intuitiolla, tietotulvan keskellä ja alttiina ajatteluvinoumille. Valintojen helpottaminen olisi siitä syystä keskeistä, kun suunnitellaan digitaalisen palvelun käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä. Valintojen esittämistapa vaikuttaa aina päätöksiin, joten muotoilun ei voida ajatella olevan koskaan neutraalia.[2]

Haapasen mukaan digitaalisten palveluiden hyvä käytettävyys antaakin yksilölle mahdollisuuden hyödyntää ihmisen luontaista, nopeaa ja intuitiivista ajattelua.

Tämä voi ylläpitää kokemusta palvelun sujuvuudesta sekä miellyttävyydestä ja luoda pohjan erinomaiselle käyttäjäkokemukselle.

Opinnäytetyö luettavissa Laurean portaalista:

https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202404146438

[1] (Mazor, Houillier, Tremblay-Charland, Zucker & Winsor 2019, 12.)
[2] (Johnson ym. 2012, 488; Weinmann, Schneider & vom Brocke 2016, 433.)